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  網頁標題: 公文書信寫法
  
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公文書信寫法
書牘結構有
前文(稱謂、提稱語、啟事敬辭、開頭應酬語)
正文(書牘主體)
後文(結尾應酬語、結尾敬辭、署名敬禮、月日)

依照以上的結構,在一篇書信裡,"分行(或分段)"以及需要"空格"表尊敬的方式。

以寫信給母親為例,幫我排列一下:
稱謂 (母親大人)
提稱語 (膝下)
啟事敬辭 (敬禀者)
開頭應酬語 (遠隔 慈雲,備深瞻仰)
書信主體 (.......)
結尾應酬語 (乞賜 俞允,無任盼禱)
結尾敬辭 (叩請 福安)
署名敬禮 (男oo叩稟)
月日 (o月o日)

寫信先弄清楚兩件事:

1. 對象是誰?(弄清楚,說話用詞才得體)
2. 要談些什麼?(這是寫信的目的)

※ 一封信可分為三部分:

1. 開頭部分──包括名字、稱謂、
提稱語、啟事敬詞、應酬話。

2. 正文部分──是書信的主要內容,
力求簡單明白。

3. 結尾部分──包括結尾應酬話、

結尾敬語(包括申悃語、問候語)、自稱、

署名及末啟辭、時間和附候語。

※「慈顏、慈念」,換行書頂格書寫是

「抬頭」中的「平抬」格式。

※ 什麼叫「抬頭」?

 書信中提到對方稱謂、名號時,為表示尊敬可用「抬頭」。

※「抬頭」有兩種:

1. 挪抬──原來位置挪低一格。

2. 平抬──另起一行頂格書寫。

※ 「拜別、懇釋」,一行不到底叫

「吊腳」(但單字不能佔一行)

  書信結構 回頁首

第一部分 名字──第一行頂格寫受信人的名字,對至親長輩可省略。

稱謂──在名字之下,看自己與受信人的關係採用適切的稱謂。

提稱語──在稱謂之下,請對方讀信的意思。看受信人的輩分使用不同的

提稱語,有時候可省略。

啟事敬詞──是發語詞,表示要開始述說事情。現代書信常省略這一項。

開頭應酬話──或表思念,或表感謝,或表頌揚,或混合使用,有時可省略。

第二部分 正文──是書信的主要內容,力求簡單明白。  

第三部分 結尾應酬話──說完正事,準備收結的客氣話,以表示禮貌,期盼或掛念,有時可省略。

結尾敬語──分申悃語、問候語兩部分。申悃語表示自己說話的誠意,

有時可省略;問候語意在問候對方安好。

自稱──與受信人的稱謂相呼應,如對方是師,自稱為生。寫的時候

字體略小,偏右側書寫。

署名──表示對這封信的內文負責,對近親只寫名,其他人則姓名都要寫。

末啟詞──表示寫信時恭敬的心意。

寫信時間──常寫在末啟詞之後,明示寫這封信的日期。

附候語──請受信人代自己向他人問候的話語,可有可無。

補述語──補述正文中遺漏的事項,可有可無。

書信用語 回頁首

提稱語 對祖父母、父母用──膝前、膝下。

對一般長輩用───尊前、尊鑒、鈞鑒。

對師長用──道鑒、賜鑒。

對平輩用────大鑒、台鑒、惠鑒、

左右、足下。

對子姪用────知之、知悉。

對其他晚輩用──如晤、如握

信中自稱 對祖父母用──孫、孫女。

對父母用──兒、女。

對師長用──受業、學生。

對一般長輩──依關係而定。

對平輩──與受信人稱謂相對稱。

對晚輩──與受信人稱謂相對稱。

申悃語 對祖父母、父母用──肅此、謹此。

對師長用──肅此、謹此。

對一般長輩用──肅此、謹此。

對平輩用──耑(專)此、特此。

對晚輩用──匆此、草此。

末啟辭 對祖父母、父母用──敬稟、叩上。

對師長用──謹上、敬上。

對一般長輩用──謹上、敬上。

對平輩用──敬啟、謹啟。

對晚輩用──示、手書。

問候語 對祖父母、父母用──敬請 福安、

叩請 金安。

對一般長輩用──敬請 鈞安、恭敬 崇安。

對師長用──敬請 道安、恭敬 教安。

對平輩用──敬請 大安、順頌 時綏。

對晚輩用──順問 近祺、即問 近好。

啟事敬詞 對祖父母、父母用──敬稟者。

對一般長輩用──謹啟者、敬啟者。

對師長用──謹啟者、敬啟者。

對平輩用──茲啟者、逕啟者。

對晚輩用──啟者、茲者。

信中稱自家人物

對尊長用──家父、家母、家兄、家姊。

(加一家字)(用挪抬)

對卑幼、親戚用──舍弟、舍妹、舍親。

(加一舍字)(字體略小偏右)

對兒孫、店號用──小兒、小女、小孫、

小號。 (加一小字)(字體略小偏右)

對師友居處用──敝業師、敝友、敝縣、

敝校。 (加一敝字)(字體略小偏右)

父子合稱用──愚父子。

夫婦合稱用──愚夫婦。

兄弟合稱用──愚兄弟。(以上加愚字)

對已死祖父母用──先祖父(母)、先祖考(妣)。

對已死父母用──先父(母)、先君(慈)、

先考(妣)。 (加一先字)(用挪抬)

對已死的卑幼用──亡弟、亡兒。(加一亡字)

(所加的字,皆有謙卑的意思,先字例外)

信中稱別人親友或宅舍

對尊長卑幼用──令尊、令堂、令郎、令嬡、

令媛、令千金。(加一令字)

對尊長、妻室用──尊翁、尊夫人、賢內助。
  (加尊或賢字)

合稱 別人父子用──賢喬梓。

合稱別人夫婦用──賢伉儷。

合稱別人兄弟用──賢 昆仲。

  (以上加賢字)

稱人朋友用──貴友。

稱人學校用──貴校。

稱人住宅用──貴宅。

  (以上加貴字)

稱人店鋪用──寶號。

  (加一寶字)

(所加的字,皆表尊崇的意思)

信封寫法 回頁首

橫式信封範例 直式信封範例

※ 注意事項:

1.『李定期先生』是送信人(通常是郵差)對 收信人 的稱謂

2. 『啟』字是『開啟』的意思,只適用於信封;明信片只能用『收』,不能用『啟』

3. 『緘』字是『封口』的意思,只適用於信封;明信片只能用『寄』,不能用『緘』 說明如下:

右邊欄(收信人資訊):

1. 郵遞區號→

2. 地址→台北市大安區金山南路二段55號

中間欄(收信人資訊):

1.收信人→李定期先生

左邊欄(寄信人資訊):

1. 郵遞區號→

2. 地址→高雄市苓雅區英明路37號 6樓之3

3. 寄信人→發財記食品股份有限公司

左上角→郵票張貼處

說明如下:
右上角(寄信人資訊):
1. 郵遞區號→802
2. 地址→高雄市苓雅區英明路37號 6樓之3
3. 寄信人→發財記食品股份有限公司
左下角(收信人資訊):
1. 郵遞區號→106
2. 地址→台北市大安區金山南路二段55號
3. 收信人→李定期先生
右上角→郵票張貼處
1.俟(ㄙˋ)--等待。如:「俟機而動」。

2.鈞長(ㄐㄩㄣ ㄓㄤˇ)--公文書信中對直屬長官的稱謂語。

3.明文--正式發布的公文書。如:@明文規定A。

4.俯(ㄈㄨˇ)--舊時公文書信中請求允許的謙辭。如:@俯允A、俯念A。

5.副本--依照書籍或文件的正本謄錄或影印出來的複製本。在公文書上,副本效力視同正本。

6.通告--一種公文書。機關或團體對全體成員的告示。

7.下行--公文書自上級機關傳送至下級機關。

8.核備--核對之後存檔備查。為鑒核備查的略稱。在公文使用中用於請示上級機關或首長。

9.核准--審定後批准。多用於公文。

10.核示--審核指示。多用於公文中。

11.函--現行公文的一類。用於各級機關公文往返,或人民與機關間的申請與答覆。如:@公函A、@申請函A。

12.檢附--公文的附送語。如有附件,於文末敘述附件名稱及分數,為對平行及下級機關時使用。如:@檢附銀行法修正草案一份。

13.敬奉--表示接到長輩的信或上級公文的敬語。如:@敬奉指示A。

14.鑒察--明察。通常用於公文中對上級機關或首長的期望及目的語。A或作@鑑察A。

15.准予--公文上用以表示許可的意思。如:@准予請假A。

16.呈--舊時凡下級對上級的呈請或報告均用呈。現行公文則是對總統有所呈請或報告時用之。

17.示覆--書信、公文中請對方答覆的用語。如:@希即示覆A、@請即示覆A。

18.如擬--公文上指依照擬訂的事項辦理。通常由承辦人員簽註擬辦意見後,主官若贊同,則批示@如擬A二字。

19.咨--一種平行機關往來的公文。今僅總統與立法、監察兩院公文往復時使用,其他平行機關則用函。




本文張貼者:張老師〔張貼時間:民國99年3月1日(星期一)9點54分〕

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